In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit den unterschiedlichen Möglichkeiten der Kontaktaufnahme mit potenziellen Arbeitgebern, denen Sie mit Ihrer Bewerbung Ihre Mitarbeit anbieten. Sie erfahren hier ...

• was zu berücksichtigen ist, wenn Sie eine persönliche Kontaktaufnahme herstellen;
• was bei einer telefonischen Kontaktaufnahme zu beachten ist und
• wie Sie Ihre schriftliche Bewerbung mittels Post oder Internet übermitteln.

Bei der geeigneten Wahl des jeweiligen Kontaktmediums spielen nicht nur Faktoren wie Branche, Berufsbezeichnung, Berufsumfeld, Firmenphilosophie u.ä. eine Rolle, sondern natürlich auch Ihre eigenen Vorlieben und Stärken hinsichtlich Ihres persönlichen Kommunikationsverhaltens. Überlegen Sie sich daher, welche der folgenden Kontaktmöglichkeiten Ihnen besonders liegen, um diese dann im Zuge Ihrer Bewerbungsstrategien verstärkt einzusetzen.

Persönlicher Bewerbungskontakt

Einen persönlichen Bewerbungskontakt stellen Sie her, um möglichen Arbeitgebern in einem unmittelbaren Gespräch Ihre Mitarbeit anzubieten. Dieser direkte persönliche Kontakt ist im Zuge Ihrer Arbeitssuche in folgenden Situationen anwendbar:

• Wenn Sie im Vorfeld Ihrer Aktiv-/Initiativbewerbung vor Ort Adressen und Informationen von in Frage kommenden Unternehmen recherchieren (z.B. im Rahmen eines Firmenspaziergangs).
• Wenn Sie - wie in vielen Berufen und Branchen (Gastronomie, Handel, Lager ...) üblich - allen entsprechenden Firmen in Ihrem Einzugsgebiet gleich unmittelbar einen persönlichen Besuch abstatten, um dabei Ihre Mitarbeit anzubieten.
• Wenn Sie in einer Stellenausschreibung (Inserat, Stellenaushang) dazu aufgefordert werden, sich gleich persönlich (oft zu einer vorgegebenen Zeit) vorzustellen.
• Wenn Sie auf Messen und/oder Firmenveranstaltungen persönlichen Kontakt zu Repräsentanten von Unternehmen, die für Sie interessant sein könnten, herstellen.
• Wenn Sie in Folge Ihrer schriftlichen oder telefonischen Bewerbung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen werden.

Auch wenn die Situationen, in denen Sie möglichen Arbeitgebern persönlich gegenüber stehen, sehr unterschiedlich sein können (s.o.), sollten Sie dennoch in jedem Fall die folgenden Tipps beherzigen:

• Tragen Sie in derartigen Situationen immer ein Outfit, wie in einem Vorstellungsgespräch. Vor allem, wenn Sie sich für ein Berufsfeld bewerben, in dem Repräsentation und/oder Kundenkontakt einen hohen Stellenwert einnehmen, legen Sie mit Ihrer passenden äußeren Erscheinung bereits eine erste wichtige Arbeitsprobe ab.
• Bereiten Sie sich auf einen persönlichen Kontakt ähnlich gut vor, wie Sie das auch vor einem Vorstellungsgespräch tun würden. Überlegen Sie sich also auch, mit welchen Fragen Sie konfrontiert werden könnten und wie Sie diese überzeugend beantworten. Bereiten Sie aber auch jene Fragestellungen und Themenbereiche vor, zu denen Sie selber Informationen einholen wollen.
• Am besten nehmen Sie bei einer persönlichen Kontaktaufnahme gleich Ihre gesamte Dokumentenmappe mit, damit Sie - im Falle eines ausführlicheren Gesprächs - Ihre Aussagen gleich mit den entsprechenden Bestätigungen belegen können. In jedem Fall sollten Sie jedoch Ihren Lebenslauf (ergänzt mit einem Hinweis auf den angestrebten Einsatzbereich) zur Hand haben, den Sie Ihren Gesprächspartnern bei Interesse überreichen können.
• Ihr vorrangiges Ziel bei einer persönlichen Kontaktaufnahme sollte es stets sein, den Personalverantwortlichen eines Unternehmens ausfindig zu machen, um mit diesem gleich direkt ein (Vorstellungs-) Gespräch zu führen oder zumindest einen weiterführenden Gesprächstermin zu vereinbaren.
• Beachten Sie jedoch auch, dass eine unangekündigte persönliche Kontaktaufnahme nicht in jedem Fall erwünscht bzw. überhaupt möglich sein kann. Vor allem in höher qualifizierten Berufsfeldern und/oder größeren Unternehmen werden Sie mit dieser Art der Kontaktaufnahme eher Überraschung und Verwunderung hervorrufen. Wenn Sie dieses Risiko dennoch eingehen möchten, bereiten Sie am besten eine individuell auf das jeweilige Unternehmen abgestimmte Bewerbungsmappe vor, die Sie hinterlegen, falls Sie nicht persönlich vom Personalverantwortlichen empfangen werden können.
• Falls auch zu einem späteren Zeitpunkt kein persönliches Gespräch möglich ist und Ihre Unterlagen nicht in Evidenz genommen werden, können Sie noch versuchen, Ihre Gesprächspartner zumindest als Informationsquelle (z.B. für andere freie Stellen innerhalb der Branche) zu nutzen.

Telefonischer Bewerbungskontakt

 
Ebenso schnell, wie ein telefonischer Kontakt hergestellt werden kann, ist er auch schon wieder beendet, falls Sie sich nicht ausreichend darauf vorbereitet haben. Damit Ihnen das nicht passiert, eignen Sie sich im Anschluss Informationen zu folgenden Themenschwerpunkten an:

• In welchen Situationen Sie mit einem Telefonkontakt im Zuge Ihrer Arbeitssuche punkten können
• Wie Sie sich optimal auf ein Telefonat vorbereiten
• Wie Sie telefonische Barrieren überwinden können
• Welche Tipps Sie beim Telefonieren beachten sollten

Obwohl man in einem Telefonkontakt im Vergleich zur schriftlichen Bewerbung wesentlich mehr Informationen über die eigene Person/Persönlichkeit transportieren kann, schrecken viele Bewerber vor diesem Bewerbungsmedium zurück.

Vor allem die Angst davor, abgewiesen zu werden oder nicht (rechtzeitig) die richtigen Worte bzw. Antworten zu finden und dadurch dann schon im Erstkontakt einen schlechten Eindruck zu hinterlassen, hält zahlreiche Bewerber davon ab, mit potenziellen Arbeitgebern gleich telefonischen Kontakt herzustellen. Dabei könnte man vor allem in Berufen, in denen vor allem kommunikative Kompetenzen (Wortgewandtheit, Überzeugungsstärke, Verhandlungsgeschick ...) zählen, bereits am Telefon mit einer ersten Arbeitsprobe nachhaltig punkten.

In welchen Situationen Sie das Telefon sinnvoll einsetzen können

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Bewerbungschancen mit Hilfe des Telefons positiv zu beeinflussen. So können Sie im Rahmen Ihrer Arbeitssuche in folgenden Situationen zum Hörer greifen:

• Sie recherchieren im Rahmen einer Aktivbewerbung Unternehmensdaten für ein maßgeschneidertes Bewerbungsschreiben
• Sie holen im Vorfeld einer Inseratbewerbung - über das Inserat hinausgehende - Informationen ein
• Sie bewerben sich telefonisch aus Eigeninitiative oder auf ein konkretes Stelleninserat
• Sie werden nach einer schriftlichen Bewerbung vom Personalverantwortlichen angerufen, der gleich am Telefon erste Fragen mit Ihnen klären möchte
• Sie versuchen über einen Telefonkontakt mit dem Personalverantwortlichen das Bewerbungsverfahren abzukürzen und - auch ohne vorherige schriftliche Bewerbung - gleich direkt zu einem Gespräch eingeladen zu werden
• Sie erkundigen sich nach dem Versenden Ihrer Bewerbung oder nach einem Vorstellungsgespräch über den aktuellen Bewerbungsstand
• Sie erkundigen sich nach einer Absage beim Personalentscheider nach den ausschlaggebenden Ursachen bzw. ersuchen gegebenenfalls um eine Evidenznahme Ihrer Unterlagen
• Sie halten nach der Evidenznahme Ihrer Unterlagen weiterhin den Kontakt, indem Sie sich in regelmäßigen Intervallen telefonisch nach dem Stand der Dinge erkundigen ...

Wir beziehen uns im Folgenden vor allem auf die Situation der telefonischen Aktiv-/Initiativbewerbung, wenngleich die meisten Punkte auch für die anderen Telefonsituationen anwendbar sind.

Wie Sie sich optimal auf ein Telefonat vorbereiten

Wie bereits weiter oben beschrieben, bieten sich Ihnen zahlreiche Gelegenheiten, im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses zum Telefon zu greifen. Der Telefonkontakt kann aber nicht nur Ihre Bewerbungschancen erhöhen, sondern prinzipiell auch zu einem vorzeitigen Ausscheiden führen. Viele Personen scheitern vor allem wegen unzureichender Vorbereitung bzw. mangelnder Routine.

Wenn Ihnen das Telefonieren persönlich schwer fällt oder wenn Sie darin ungeübt sind, dieses Medium aber dennoch im Zuge Ihrer Arbeitssuche einsetzen wollen, spielen Sie am besten die entsprechende Telefonsituation vorher mit Freunden oder Bekannten wiederholt auf Rollenspiel-Basis durch und zeichnen Sie diese Gespräche für anschließende Analysen auf. Auch im Rahmen eines "Persönlichen Coachings" oder auch in einem Skype-Coaching können Sie bei uns ein professionelles Telefontraining in Anspruch nehmen.

Natürlich gilt auch beim Telefonieren: "Eine gute Vorbereitung ist bereits der halbe Erfolg!" - Bereiten Sie sich also auf folgende Punkte vor, noch bevor Sie zum Telefonhörer greifen:

• Versuchen Sie, bereits im Vorfeld Ihres Telefonats möglichst viele Informationen über das jeweilige Unternehmen zu recherchieren. Lassen Sie dieses Wissen dann auch in Ihr Gespräch einfließen; dadurch signalisieren Sie einen motivierten und besonders interessierten Eindruck.
• Wählen Sie für Ihr Telefonat einen Zeitpunkt, an dem Sie selber in guter Stimmung sind. Idealerweise sind Sie vor dem Gespräch ruhig, ausgeglichen und optimistisch gestimmt.
• Bereiten Sie im Vorfeld Ihres Telefonats eine ruhige und störungsfreie Umgebung vor (keine irritierenden Hintergrundgeräusche!), damit Sie im Gesprächsverlauf durch nichts abgelenkt werden.
• Halten Sie immer Ihren Lebenslauf und - falls vorhanden - ein aktuelles Bewerbungsschreiben bereit, für den (nicht unwahrscheinlichen) Fall, dass bereits im Telefonat Fragen zu Ihrem Werdegang gestellt werden.
• Erarbeiten Sie ein "Telefonskript", in dem sämtliche Punkte und Fragen enthalten sind, die Sie selber während des Telefonats thematisieren wollen.
• Bereiten Sie eine knappe und überzeugende Kurzvorstellung Ihrer relevantesten Qualifikationen sowie Ihrer größten beruflichen Erfolge vor. Mit 2-4 Sätzen sollten Sie anschaulich Auskunft darüber geben, inwiefern Sie als Mitarbeiter für das jeweilige Unternehmen besonders wertvoll sein können.
• Überlegen Sie sich schon im Vorfeld des Telefonats, welche Einwände von Ihrem Gesprächspartner kommen könnten und wie Sie diesen begegnen.
• Legen Sie sich Ihren Terminkalender zurecht, um auf Terminvereinbarungen vorbereitet zu sein. Überlegen Sie sich auch, welche Termine Sie - bei Bedarf - selber aktiv anbieten können.

Wie Sie zu den Entscheidungsträgern durchdringen

Vielleicht werden Sie bereits aus eigener Erfahrung bestätigen können, dass es oft nicht einfach ist, die personalverantwortlichen Personen telefonisch zu erreichen. Oft haben Sekretärinnen auch im telefonischen Vorfeld der Personalentscheider die ausdrückliche Order, nur bestimmte Anrufe durchzustellen und den Rest möglichst "abzublocken".

Damit Sie in Ihren Telefonaten auch diese Barrieren zu den Personalverantwortlichen leichter überwinden können, haben wir Ihnen folgende Tipps und Empfehlungen zusammengestellt:

• Eruieren Sie - falls noch nicht bekannt - bereits im Vorfeld Namen, Titel und Funktionen Ihrer Gesprächspartner; am besten durch einen Anruf in der Telefonzentrale, wo diese Auskünfte in der Regel auch ohne weiteres erteilt werden.
• Rufen Sie entweder frühmorgens (vor 8 Uhr) oder am späteren Nachmittag (nach 17 Uhr) an. Auch am Freitag Nachmittag und fallweise auch am Wochenende besteht die Chance, dass die Personalverantwortlichen (bereits/noch) im Haus sind und einen Anruf unmittelbar persönlich entgegennehmen, da die Sekretärinnen (noch) nicht (mehr) im Büro sind.
• Wenn Sie mit Ihrem Anruf im Sekretariat landen, signalisieren Sie auch und gerade den Sekretärinnen Respekt (mit Namen ansprechen!), Anerkennung und Freundlichkeit. Von deren Entgegenkommen hängt es nicht selten ab, ob es überhaupt zu weiterführenden Gesprächen kommt!
• Äußern Sie dem Sekretariat gegenüber mit höflicher- aber bestimmter und selbstsicherer Stimme den Wunsch, mit Herrn/Frau (Titel) XY verbunden zu werden. Diese Aufforderung sollte genau so klingen, als ob Sie sich ganz sicher sind, ohne weiteres durchgestellt zu werden.
• Sobald die Sekretärinnen erfahren möchten, in welcher Angelegenheit Sie anrufen, erwähnen Sie bei einer telefonischen Aktiv-/Initiativbewerbung (!) nichts von Ihrer Bewerbung. Sagen Sie stattdessen, dass es sich um eine persönliche Angelegenheit-, ein persönliches (Informations-) Gespräch-, ein Marketingprojekt- (denn um ein solches- geht es ja in Ihrer Bewerbung) u.ä. handelt. Bereiten Sie sich vor allem genau auf diese Frage besonders gut vor!
• Wenn Sie bei bestimmten Sekretärinnen dennoch nicht "durchkommen", versuchen Sie einen Anruf um die Mittagszeit - vielleicht treffen Sie dann auf eine leichter zu "überwindende" Vertretung.
• Wenn Ihre Zielperson im Moment nicht zu sprechen ist, lassen Sie sich einen konkreten Alternativzeitpunkt nennen, zu dem Sie diese (eher) erreichen können. Einem Wunsch nach Rückruf wird - sogar trotz Zusage - nur all zu oft leider nicht entsprochen ...
• "Wenn alle Stricke reißen", schreiben Sie dem Personalverantwortlichen eine/n Brief/Nachricht (mit dem Vermerk "persönlich"), in dem/der Sie um ein Gespräch ersuchen und Ihre diesbezügliche telefonische Kontaktaufnahme ankündigen. Wenn Sie dann von der Sekretärin gefragt werden, in welcher Angelegenheit Sie anrufen, beziehen Sie sich auf Ihr Schreiben oder sagen einfach nur "Herr/Frau (Titel) XY erwartet meinen Anruf!".
• Spielen Sie auch hier bereits im Vorfeld alle möglichen Einwände und "Abwimmelversuche" im Rollenspiel mehrmals konkret durch. Legen Sie sich dabei für alle Situationen eine knappe, überzeugende und selbstbewusste Reaktion zurecht, die Sie dann im Ernstfall sofort abrufen und anwenden können.

Bei allen diesen Tipps und Tricks, die Ihnen den erfolgreichen Telefonkontakt erleichtern, sollten Sie sich eines Umstandes stets bewusst sein: Auch wenn Sie optimal vorbereitet sind und perfekt telefonieren, werden Sie mit Ihrem Anliegen in vielen Fällen dennoch abgewiesen werden. Bei telefonischen Aktivbewerbungen sind lediglich ca. 5-10% aller Telefonkontakte erfolgreich. Sobald Sie jedoch auf diesem Wege ein Vorstellungsgespräch erwirken können, genießen Sie ab diesem Zeitpunkt den Vorteil, einer deutlich geringeren Konkurrenz durch andere Bewerber ...

Wie Sie am Telefon den richtigen Ton finden

Im Vergleich zum persönlichen Kontakt können Sie Ihr Gegenüber in einem Telefongespräch nicht sehen, wodurch akustischen Signalen automatisch eine stärkere Bedeutung zukommt. Während eines Telefonats sollten Sie deshalb folgende Empfehlungen besonders beachten:

• Stellen Sie sich nach einer freundlichen Begrüßung immer zuerst höflich mit Namen vor.
• Erkundigen Sie sich gleich zu Gesprächsbeginn, ob Ihr Gegenüber gerade Zeit für ein kurzes Gespräch hat. Bei Zeit- und Termindruck schlagen Sie am besten gleich selber einen weiteren konkreten Termin für ein alternatives Telefonat vor oder erkundigen sich freundlich nach einem günstigeren Zeitpunkt für einen neuerlichen Anruf.
• Notieren Sie sich den Namen (und Titel) Ihres Gesprächspartners (z.B. in Ihrem Telefonskript) und sprechen Sie Ihr Gegenüber auch hin und wieder mit Namen an.
• Beobachten Sie Ihre Körpersprache im Spiegel und lassen Sie Ihrer Mimik und Gestik ruhig freien Lauf; auch Ihre Stimme und Ihr Tonfall werden auf diesem Weg überzeugender.
• Lächeln Sie während des Gesprächsverlaufs. Ihre Gesprächspartner können dieses Lächeln (auch unbewusst) aus Ihrem Tonfall heraushören, was Ihnen zusätzliche Sympathiepunkte einbringt.
• Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie präzise. Halten Sie sich immer das eigentliche Ziel des Telefonats vor Augen: die Terminvereinbarung zu einem weiterführenden persönlichen Gespräch. Um zu einer derartigen Einladung zu kommen, müssen Sie auch mit Ihrer Kurzvorstellung das Interesse Ihres Gesprächspartners wecken können.
• Signalisieren Sie stets Selbstbewusstsein! Fragen Sie wann Ihr Telefonpartner Zeit für ein persönliches Informationsgespräch hat und nicht, ob Sie einen Termin für ein Vorstellungsgespräch bekommen können (dabei handeln Sie sich deutlich leichter ein "Nein" ein). Vielleicht machen Sie auch gleich selber aktiv einen Vorschlag, wie z.B. Ihre Unterlagen zu einem Zeitpunkt, an dem Sie ohnehin in der Nähe sind, gleich persönlich vorbei zu bringen ...
• Wenn Sie weder ein persönliches Gespräch, noch eine Evidenzhaltung erwirken können, versuchen Sie Ihre Gesprächspartner zumindest als Informationsquelle (z.B. hinsichtlich anderer freier Stellen innerhalb der Branche) zu nutzen ...

Schriftlicher Bewerbungskontakt

Im direkten Vergleich zur persönlichen und telefonischen Kontaktaufnahme (siehe oben) stellt die schriftliche Bewerbung sicher die am häufigsten angewandte Bewerbungsform dar. Durch die Entwicklung und Verbreitung moderner Kommunikationstechnologien entstanden in den letzten Jahren neben der herkömmlichen Postsendung auch verschiedene digitale Übertragungsmöglichkeiten für die schriftliche Bewerbung. Lesen Sie in diesem Kapitel, was zu berücksichtigen ist, wenn Sie ...

* Ihre Bewerbungsunterlagen mit der Post versenden;
* Ihre Bewerbung über das Internet abwickeln.


Wie Sie Ihre Bewerbung per Post versenden

Sofern in der Stellenausschreibung nicht ohnehin die Möglichkeit einer Internet-Bewerbungen favorisiert/bevorzugt wird (wie heutzutage in den meisten Bereichen/Branchen üblich), können Sie - sofern Sie über die entsprechenden postalischen Adress-Kontaktdaten verfügen, immer noch eine Briefpost-Bewerbung versenden. Auch wenn dieser "Verteilungskanal" für Bewerbungen immer weiter an Bedeutung verliert, werden Sie auch in den nächsten Jahren in einigen Fällen Ihre Bewerbungsunterlagen noch per Post (auch "Snail-Mail" genannt) übermitteln können.

Da auch beim Versenden von Bewerbungsunterlagen mit der Post einige Fehler gemacht werden können, die es erschweren oder sogar verhindern, dass Ihre Bewerbung (rechtzeitig) beim richtigen Empfänger eintrifft, sollten Sie folgende Tipps beachten, sobald Sie für Ihre Bewerbung den herkömmlichen Postweg wählen:

• Alle postrelevanten Ratschläge für das Zusammenstellen und Kuvertieren Ihrer Bewerbung finden Sie am Anfang des Kapitel zu den Bewerbungsunterlagen.
• Achten Sie bei der Briefaufgabe besonders darauf, dass Sie Ihre Bewerbung ausreichend frankieren. Vor allem wenn Sie Ihre Anlagen etwas umfangreicher gestaltet haben, lassen Sie Ihren Brief im Zweifelsfall direkt am Postschalter abwiegen und entsprechend frankieren. Unzureichend frankierte Bewerbungen werden unter Umständen von den Unternehmen gar nicht erst angenommen.
• Vermeiden Sie es, Ihre Bewerbung eingeschrieben über den Postweg aufzugeben, da die Empfänger dies als Zeichen Ihres Misstrauens werten könnten.
• Bedenken Sie, dass der Postweg Ihrer Bewerbung mehrere Tage beanspruchen kann. Vor allem wenn Sie auf Stellenausschreibungen in Printmedien reagieren, sollten Ihre Unterlagen möglichst innerhalb einer Woche nach Erscheinen des Inserates beim Empfänger eintreffen.
• Vergessen Sie ebenfalls nicht, Ihre eigene Absender-Adresse am Kuvert für die Post sichtbar zu vermerken. Nur unter dieser Bedingung kann Ihnen Ihre Bewerbung im Falle der Unzustellbarkeit retourniert werden.

Wie Sie sich via Internet bewerben

Immer umfangreicher werden die Möglichkeiten, die Ihnen das Medium Internet (von der Unternehmensrecherche über die gezielte Vorbereitung Ihrer Bewerbungsunterlagen bis hin zum Austausch Ihrer Bewerbungsinformationen) bietet. Erfahren Sie daher im folgenden Kapitel Wissenswertes rund um die Themen:

* Wie Sie das Internet im Rahmen Ihrer Bewerbungen anwenden können;
* Was bei einer E-Mail-Bewerbung zu berücksichtigen ist;
* Wie man über ein Online-Formular einen Bewerbungskontakt herstellt;
* Wie Sie Ihre Bewerbung mit Hilfe Ihrer eigenen Website/Homepage vorantreiben;
* Wie Sie im Zuge Ihrer Arbeitssuche die Online-Netzwerke (Social Media) nutzen können.

Wie Sie das Internet verwenden können

Auch für die gezielte Suche nach bestimmten Firmen-Websites im Internet empfiehlt es sich, die gängigen Suchmaschinen (Google, Bing u.ä.) einzusetzen. Das Medium Internet können Sie im Rahmen Ihrer Bewerbungen vor allem für folgende Aktivitätsbereiche nutzen:

Informationsrecherche rund um das Thema Bewerbung:

* Unternehmensrecherche:
Falls Sie passende Firmen(-adressen) für Ihre Aktivbewerbungen suchen, können Sie dabei auch auf Online-Telefonverzeichnissen bzw. Online-Firmendatenbanken zurück greifen. Auf Unternehmenswebsites finden sich oft auch Hinweise auf aktuelle Arbeitsschwerpunkte und/oder zukünftige Entwicklungen, die Sie auch in Ihrer Bewerbung berücksichtigen können. Ganz allgemein bildet eine gründliche Recherche über einen potenziellen Arbeitgeber in der Regel eine wichtige Bewerbungsgrundlage.

* Weiterbildung:
Im Internet finden Sie ein äußerst vielfältiges Bildungsangebot. Von kurzen Vorträgen, über Wochenend-Seminare, bis hin zu mehrjährigen Lehrgängen ist es dabei aber nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. In umfangreichen Weiterbildungsdatenbanken können Sie jedoch durch die Eingabe von - für Sie interessanten - Stichworten schnell und effizient passende Angebote finden.

Suche nach Stellenausschreibungen auf Webseiten von ...

* Online-Jobbörsen:
Da im Internet bereits eine Vielzahl sowohl von allgemeinen-, als auch von berufs- und branchenspezifischen Jobbörsen mit teils großen Qualitätsunterschieden existieren, sollten Sie vor allem bei jenen Online-Stellenausschreibungen Vorsicht walten lassen, die kein Veröffentlichungsdatum enthalten.

* Personalberatern und Personalleasing-Firmen:
Fast alle Firmen aus den Bereichen Personalsuche und -verleih bieten heute ihre Dienste auch über das Internet an. Dabei wird Bewerbern u.a. auch die Möglichkeit geboten, ihre Bewerbungsdaten/-unterlagen gleich unmittelbar über die entsprechende Website (digital) in Evidenz nehmen zu lassen.

* Zeitungen und Zeitschriften:
Nicht nur über/regionale Tageszeitungen, sondern auch Fachzeitschriften und Branchen-Blätter präsentieren Ihre Stelleninserate oft auch im Rahmen Ihrer Online-Ausgaben im Internet. Achten Sie dabei jedoch auf das Datum der Erst-Veröffentlichung der Online-Ausschreibung.

* Unternehmen:
Viele - vor allem größere - Firmen veröffentlichen eigene Online-Stellenmärkte auf ihren Firmen-Websites. Diese bieten Bewerbern zumeist die Möglichkeit, gleich direkt über ein Online-Bewerbungsformular mit dem Unternehmen Kontakt aufzunehmen.

Verschiedene Arten der Kontaktaufnahme über das Internet:

Für die Reaktion auf eine konkrete Stellenausschreibung bzw. für Ihre Aktivbewerbung bieten sich im Rahmen des Mediums Internet prinzipiell folgende 4 Möglichkeiten an: E-Mail-Bewerbung, Online-Formular-Bewerbung, Bewerbungswebsite und Online-Netzwerke (Social Media).

Bewerbungen per E-Mail

In den meisten Fällen trifft man heute im Rahmen der Bewerbungsabwicklungen auf E-Mail-Adressen. Ob in Zeitungsinseraten, Internet-Jobbörsen oder auf Firmen-Websites - die Kontaktaufnahme per E-Mail wird durch die Angabe einer E-Mail-Adresse fast durchgehend ermöglicht.

Bei Aktivbewerbungen sowie bei vielen Inseratbewerbungen, in denen sowohl eine E-Mail-Adresse, als auch eine postalische Anschrift angegeben wurde, stellt sich immer wieder die Frage, ob man seine Bewerbung eher per Post oder besser per E-Mail versenden soll. Dazu der folgende Ratschlag: Heutzutage sollten Sie für Ihre Bewerbungen - wo immer dies möglich ist und Sie über entsprechende (möglichst personenbezogene!) E-Mail-Kontaktadressen verfügen - die E-Mail-Bewerbung gegenüber der postalisch (per "Snail-Mail") überstellten Bewerbung favorisieren, da immer mehr Unternehmen diesen Transport-Kanal bevorzugt bearbeiten und auf diesem Weg die entsprechende Bearbeitungs-/Reaktionszeit (und damit auch Ihre Wartezeit) deutlich verkürzt werden kann.

Berücksichtigen Sie dabei aber auch, dass bei der E-Mail-Bewerbung durch routinemäßiges Ausdrucken der Bewerbungsunterlagen und/oder durch inkompatible/exotische Dateiformate der Arbeitsaufwand für einen mit den neuen Medien noch wenig vertrauten Personalverantwortlichen auch erheblich steigen kann. Lesen Sie daher gleich im Anschluss, wie Sie auch dieses Risiko gering halten können ...

Verschiedene Arten und Elemente von E-Mail-Bewerbungen:

Obwohl mit einer E-Mail-Bewerbung im Großen und Ganzen dieselben Informationen transportiert werden, wie im Rahmen einer Briefbewerbung, gibt es aufgrund der unterschiedlichen Transport-Medien doch einige Unterschiede zu beachten. So setzt sich eine typische umfangreiche E-Mail-Bewerbung aus folgenden Elementen zusammen:

a) Das eigentliche - knapp gehaltene - E-Mail-Einleitungsschreiben, welches neben den Absender-/Kontaktangaben (meist in Form einer abschließenden "Signature"), lediglich eine Begrüßung der (personalverantwortlichen) Ansprechperson, einen kurzen Verweis auf die als Attachment angehängten Dokumente (Lebenslauf, Bewerbungsschreiben, Anlagen) sowie die Verabschiedungsformel enthält.

b) Die im sogenannten "Attachment" angehängten eigentlichen Bewerbungsunterlagen, die im Prinzip genauso aufgebaut werden, wie bei der Post-Bewerbung (Lebenslauf, Bewerbungsschreiben, erforderliche bzw. relevante Zeugnisse/Bestätigungen/Arbeitsproben).

Während sich die eben beschriebene Form der E-Mail-Bewerbung sehr an die Regeln der Post-Bewerbung anlehnt, sollten Sie die Unterlagen für eine sogenannte E-Mail-Kurzbewerbung gänzlich neu konzipieren. Diese Kurzform einer E-Mail-Bewerbung empfiehlt sich am ehesten für eine erste Kontaktaufnahme, mit der zunächst einmal Interesse geweckt werden soll und in der entweder eine weiterführende umfangreiche Bewerbung angeboten oder eine baldige telefonische Kontaktaufnahme angekündigt wird. Manchmal wird diese Bewerbungsform von potenziellen Arbeitgebern auch ausdrücklich gewünscht/gefordert ...

Da Sie bei der E-Mail-Kurzbewerbung den Text Ihres Bewerbungsschreibens in den eigentlichen E-Mail-Text integrieren, sollten Sie dabei folgende Empfehlungen beachten:

a) Kürzen Sie den Inhalt des Bewerbungsschreibens auf die für diese Bewerbung wichtigsten Informationen. Fassen Sie sich dabei kurz und präzise, um dem eigentlichen Sinn und Zweck dieser Bewerbungsform entsprechen zu können.

b) Auch wenn im Internet generell ein eher "lockerer" Umgangston herrscht, sollten Sie in Ihrer E-Mail-Bewerbung keinesfalls einen legeren Ton anschlagen (z.B. Du-Wort u.ä. "Vertraulichkeiten"). Orientieren Sie sich auch hier vor allem an der Sprache, die das Unternehmen auf der eigenen Website bzw. in der Stellenausschreibung verwendet.

c) Schreiben Sie diesen E-Mail-Text möglichst als "Plain-Text" (also ohne jegliche Formatierungen) und eher nicht im HTML-Format; auch wenn ein HTML-basierter Text (z.B. mittels Fettdruck oder Unterstreichung) optisch ansprechender gestaltet werden kann, muss derselbe beim Empfänger aber nicht in eben dieser Form dargestellt werden, wodurch es zu unschönen "Formatierungsverzerrungen" kommen kann.

d) Bei internationalen Bewerbungen sollten Sie sämtliche Umlaute im E-Mail-Text außerdem noch in die entsprechenden Buchstabenfolgen (ö-oe, ü-ue, ä-ae, ß-ss) umwandeln.

e) An die Stelle des Briefkopfes sowie der eigenhändigen Unterschrift tritt im E-Mail-Text eine selber erstellte abschließende "Signature", in welcher Sie Name, Anschrift und sämtliche Kontaktmöglichkeiten in einer optisch ansprechenden Form zusammenfassen.

f) Halten Sie bei dieser Kurzform auch das entsprechende Attachment möglichst überschaubar, indem Sie zunächst einmal nur den Lebenslauf (am besten im PDF-Format) anlegen und machen Sie zusätzlich noch das Angebot, - bei Interesse - noch weitere/ausführlichere Bewerbungsunterlagen nachzureichen. Auch einen weiterführenden Telefonkontakt können Sie abschließend ebenfalls in Aussicht stellen.

g) Versenden Sie Ihre E-Mail-Bewerbung zuerst zu Testzwecken an eine webbasierte E-Mail-Adresse (GMX, Hotmail, Gmail u.ä.) bzw. auch im Rahmen des "ErsteHilfe-Checks" an die Bewerbungsberatung.AT. So können Sie überprüfen (lassen), in welcher Form Ihre Bewerbung überhaupt beim Empfänger ankommt.

Wissenswertes rund ums Attachment

Die Möglichkeit, im Rahmen eines E-Mails praktisch jede digital speicherbare Information als sogenanntes "Attachment" transportieren zu können, ist zwar einer der ganz großen Vorteile dieses Transport-Mediums, kann aber auch den/die Empfänger bei der Verarbeitung von eintreffenden E-Mails mit möglichen Problemen konfrontieren. Beachten Sie also besser die folgenden Empfehlungen, damit Sie mit Ihren Attachments möglichst keinen Ärger bei potenziellen Arbeitgebern auslösen:

a) Verweisen Sie im E-Mail-Text nicht nur darauf, welche Anlagen man im Attachment findet, sondern auch in welchen Formaten (PDF, DOC, DOCX, RTF, JPG, GIF, ...) diese vorliegen.

b) Verwenden Sie - falls nicht anders vereinbart - möglichst das Dateiformat PDF (Portable Document Format) für Ihre gesamten Bewerbungsunterlagen, da es sich dabei um das am weitesten verbreitete "plattformübergreifende" Dokumentenformat handelt.

c) PDF-Dateien (Portable Document Format) sind durch die weite Verbreitung des Adobe-Acrobat-Readers (den Sie z.B. hier gratis downloaden können) auch für Bewerbungsunterlagen allgemein akzeptiert. Zum Erstellen von PDF-Dateien können Sie ebenfalls (kostenlose) Freeware-Programme (wie z.B. FreePDF) einsetzen.

d) MS-Word-Textdateien (DOC, DOCX) sind zwar bei Bewerbungen als Format für den E-Mail-Anhang ebenfalls recht verbreitet, bergen jedoch die Gefahr des unwissentlichen (Makro-)Virentransports. Die in der Regel einfach veränderbaren/manipulierbaren Word-Dateien verfügen außerdem über keine echten "Dokumenteneigenschaften" und stellen von daher auch nur die "2.Wahl" bei den Bewerbungsattachment-Formaten dar.

e) Versuchen Sie, dass Ihre gesamte E-Mail-Bewerbung (inklusive aller Attachments) möglichst nicht mehr als 2-3 Megabyte an Speicherkapazität benötigt! Zu große Dateien lassen sich reduzieren, indem Sie z.B. die entsprechenden Dokumente lediglich in Graustufen (statt in Farbe) und/oder mit geringerer Auflösung (75 dpi reichen in der Regel aus!) einscannen. Aber auch durch die Verwendung "sparsamer" Dateiformate (z.B. JPEG oder GIF an Stelle von BITMAP) und - nicht zuletzt - auch durch eine sinnvolle Reduktion des Anhangs lässt sich diese 3-MB-Obergrenze in der Regel einhalten. Keinesfalls sollten Sie Ihre Attachments mittels spezieller "Packprogramme" selber noch weiter komprimieren und/oder zusammenfassen (z.B. im ZIP- oder RAR-Format), da weniger EDV-versierte Empfänger im Zweifelsfall derartige Formate - und damit auch wesentliche Elemente Ihrer Bewerbung - unberücksichtigt lassen (müssen)!

Wenn Sie selber nicht genau wissen, welche Arten von E-Mail-Bewerbungen in einem Unternehmen gefragt sind und/oder welche Attachment-Formate berücksichtigt werden können, klären Sie diese Fragen am besten telefonisch. Bei dieser Gelegenheit können Sie - falls erforderlich - auch gleich Namen (und E-Mail-Adresse) Ihres personalverantwortlichen Ansprechpartners in Erfahrung bringen.

Bewerben über ein Online-Formular

Auf den meisten Online-Jobbörsen und auf den Websites von immer mehr Personalberatern und Unternehmen können Sie sich (auch) bewerben, indem Sie gleich unmittelbar ein vorgegebenes Online-Formular mit Ihren Angaben/Daten ausfüllen und diese per "Knopfdruck" online versenden ("uploaden").

Diese Formulare sind in der Regel ganz ähnlich gestaltet wie Personalfragebögen, welche zumeist im Vorfeld eines Vorstellungsgesprächs ausgegeben werden. Bei der Ausführlichkeit solcher Fragebögen gibt es jedoch erhebliche Unterschiede. Während auf der einen Seite mit einigen Fragen lediglich die allerwichtigsten persönlichen Qualifikationsdaten erhoben werden, wollen andere Firmen gleich über mehrere Online-Seiten hinweg sämtliche Detaildaten Ihres Werdegangs samt der dazugehörigen Motive und Hintergründe genau in Erfahrung bringen.

Die Vorteile von Bewerbungen über Online-Formulare liegen vor allem auf der Seite der (potenziellen) Arbeitgeber. So lassen sich die - auf diesem Weg standardisierten und digitalisierten - Daten einfacher bearbeiten und selektieren. Sobald Kandidaten aufgrund dieser Angaben für das Unternehmen interessant erscheinen, werden sie entweder gebeten, Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen nachzureichen oder auch gleich direkt zu einem weiterführenden Gespräch eingeladen.

Ein wesentlicher Nachteil dieser Bewerbungsform besteht jedoch in der Tatsache, dass Sie "heikle" Daten Ihres Werdegangs (relativ kurze Firmenzugehörigkeiten, Zeiten der Beschäftigungslosigkeit u.ä.) oft weder erklären noch kommentieren können. Auch die Möglichkeiten, detailliert auf die für die Firma interessanten Punkte Ihrer Qualifikationen/Kompetenzen hinzuweisen, sind in der Regel eingeschränkt. Wenn Sie also im Internet auf ein derartiges Online-Formular stoßen, können Sie zwar den ersten Bewerbungskontakt darüber herstellen, Sie sollten aber - nach Möglichkeit (z.B. in einem freien Textfeld oder telefonisch) - überdies versuchen, auch noch Ihre vollständigen/ausführlichen Bewerbungsunterlagen nachzureichen.

Bei der Bearbeitung derartiger Online-Bewerbungsformulare berücksichtigen Sie am besten folgende Empfehlungen:

a) Nehmen Sie sich zum Ausfüllen dieser Online-Formulare immer genügend Zeit, da auch bei diesen Angaben jegliche Rechtschreib-, Tipp- und Oberflächlichkeitsfehler ebenso tabu sind, wie in allen anderen Bewerbungsunterlagen.

b) Fertigen Sie zu Dokumentationszwecken noch vor dem Versenden Ihrer Daten einen Ausdruck des ausgefüllten Formulars (am besten mittels "Screenshot"-Erstellung über die "Druck"-Taste) an. Auf diesem Weg können Sie zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden) noch genau nachvollziehen, welche konkreten Angaben Sie beim Online-Erstkontakt gemacht haben.

c) Wenn Sie sich mittels Online-Formular für eine konkrete Stellenausschreibung bewerben und auch nach zwei Wochen noch keine Reaktion auf Ihre Formularbewerbung erhalten, erkundigen Sie sich am besten gleich telefonisch nach Erhalt- und einer weiteren Berücksichtigung Ihrer Bewerbungsangaben.

Präsentation über die eigene Website / Homepage

Sie können für Bewerbungen prinzipiell auch Ihre eigene Homepage/Website als Plattform einsetzen, auf der Sie Ihre gesamten Bewerbungsunterlagen für potenzielle Arbeitgeber ausführlich und übersichtlich präsentieren können. Bei jedem kurzen Bewerbungserstkontakt (per E-Mail, Telefon oder mit einem Online-Formular) können Sie dann mit der URL (Internet-Adresse) auf die ausführlicheren Informationen auf Ihrer Homepage/Website hinweisen. Beachten Sie bei der Erstellung einer derartigen Bewerbungswebsite folgende Empfehlungen:

a) Stellen Sie Ihre Online-Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Bestätigungen, Arbeitsproben, ...) ebenso sorgfältig zusammen, wie bei einer ausgedruckten Bewerbungsmappe (Hardcopy).

b) Wenn Sie Ihre Unterlagen nur bestimmten/ausgesuchten Besuchern Ihrer Seite zugänglich machen wollen, sollten sie diese "passwort-geschützt" anlegen und die entsprechenden Zugangsdaten nur an jene (personalverantwortlichen) Personen weitergeben, die auf Ihre Daten zugreifen dürfen.

c) Auch für das effiziente Gestalten von Bewerbungswebsites gilt: "Weniger ist mehr". Setzen Sie daher Effekte dezent ein und vernachlässigen Sie auch folgende Kriterien nicht: übersichtliche Strukturierung, aussagekräftiger Inhalt, einfache Handhabung und kurze Ladezeiten.

d) Kontrollieren Sie abschließend auch noch die Darstellung sowie die Funktionstüchtigkeit Ihrer Bewerbungswebsite auf den verschiedenen gängigen Internet-Browsern (z.B. Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera u.ä.).

Vergessen Sie dabei aber nicht, dass Sie mit Ihrer Website immer auch eine Arbeitsprobe ablegen. Vor allem im (Web-)Designbereich und in vielen anderen kreativen Berufsfeldern lässt sich über die selbst gestalteten Websites ein guter Eindruck über persönliche Stilrichtung, Qualifikation und Kompetenz vermitteln. Aber auch wenn Sie sich außerhalb des kreativen Bereichs bewerben, beweisen Sie mit Ihrer eigenen Website, dass Sie sich mit dem Online-Medium offensichtlich gut auskennen.

Schließlich können Sie in Ihre Bewerbungswebsite prinzipiell auch verschiedene multimediale Darstellungsformen Ihrer Arbeitsproben integrieren: Texte, Fotos, Audioaufnahmen, Kurzvideos, (interaktive) Konzepte u.a.
Mit diesen verschiedenen multimedialen Technologien bieten sich für die Gestaltung Ihrer Arbeitsproben auch zahlreiche und miteinander kombinierbare Gestaltungsmöglichkeiten. Halten Sie sich aber bei der Erstellung Ihrer Multimedia-Präsentation immer Ihr angestrebtes Ziel vor Augen und beachten Sie zusätzlich, dass außerhalb des kreativen Bereichs (Werbung, Marketing/PR, Multimedia u.ä.) diese Art der Vorstellung leicht auch als unseriöse Spielerei abqualifiziert werden kann. Überlegen Sie sich daher bereits vor jeder Präsentationserstellung, ob ein derartiger Aufwand in Ihrem Berufsfeld überhaupt sinnvoll ist und die anvisierten Adressaten einen derartigen - nicht unerheblichen - Aufwand auch (ein-)schätzen werden können ...

Einsatz der Online-Netzwerke (Social Media) im Rahmen der Arbeitssuche

Für folgende Fragen (FAQs) zum Thema "Social-Media-Einsatz bei Arbeitssuche und Bewerbung" liefern wir von der Bewerbungsberatung.AT folgende Antworten/Empfehlungen:

Wie kann man Online-Netzwerke bzw. Social-Media (SM) überhaupt im Rahmen der eigenen Arbeitssuche nutzen?
Im Zuge der SM-Nutzung unterscheidet man v.a. zwischen DIREKTEM- und INDIREKTEM SM-Einsatz: Beim DIREKTEN SM-Einsatz sucht und bietet man von sich aus Kontakte zur Anbahnung einer Job-/Stellenbesetzung an und gestaltet das eigene Online-Profil daher auch entsprechend berufsbezogen (s.u.). Beim INDIREKTEN SM-Einsatz nutzt man Online-Profile potenzieller Arbeitgeber (aber umgekehrt auch von Bewerbern - s.u.) zu Recherchezwecken, um die dabei gesammelten Informationen dann im Zuge einer laufenden bzw. folgenden Bewerbung berücksichtigen/verwenden zu können.

Welche SM-Plattformen empfehlen sich für die DIREKTE Nutzung?
Vor allem die beiden geschäftlich orientierten Business-Plattformen XING und LinkedIn, wobei sich XING v.a. als Marktführer für den deutschsprachigen Raum (A, D, CH) etablieren konnte und LinkedIn v.a. für den internationalen Einsatz - v.a. im angloamerikanischen Sprachraum - geeignet ist.

Welche Inhalte sollte man auf XING- und LinkedIn-Profilen platzieren?
Auf beiden Plattformen kann man ausgezeichnet seinen bisherigen beruflichen Werdegang bzw. CV präsentieren, dabei auch die übernommenen Aufgaben- und Verantwortungsbereiche herausarbeiten und nicht zuletzt auch die eigenen beruflichen Leistungen/Erfolge beschreiben, um sich überdies auch noch für zukünftige konkrete berufliche Einsatzfelder zu empfehlen. Im Übrigen gelten hier im Großen und Ganzen ähnliche Empfehlungen, wie bei der herkömmlichen Lebenslauf-Gestaltung.

Wie kann man Personalentscheider auf das eigene SM-Profil aufmerksam machen?
Vor allem durch eine selber aktiv angebahnte Verlinkungs-/Kontaktanfrage an den/die Personalisten Ihrer Wahl, die in weiterer Folge in der Regel Ihr SM-Profil besuchen und begutachten werden. Aber auch ein Hinweis auf Ihr SM-Profil im Rahmen Ihrer konventionellen Bewerbungsunterlagen (z.B. unter den Kontaktdaten) animiert Personalentscheider zum Besuch Ihrer entsprechenden Online-Präsentation.

Wie erleichtert man potenziellen Arbeitgebern das Auffinden des eigenen SM-Profils?
Indem man in das eigene Profil möglichst viele vielversprechend klingende Suchbegriffe mit einfließen lässt, die von Personalsuchenden im Zuge Ihrer eigenen Recherchen verwendet werden. Bei der Generierung dieser "Keywords" kann man sich übrigens auch an den typischen Begriffen im Anforderungsprofil jener Stellenausschreibungen orientieren, die für den Profil-Inhaber besonders interessant sind!

Welche SM-Plattformen empfehlen sich eher für die INDIREKTE Nutzung?
Neben den bisher genannten Plattformen empfehlen sich dafür auch noch die meisten weiteren - eher privat orientierten - SM-Kanäle wie z.B. Facebook, Twitter & Co. Aus Bewerbersicht eignen sich diese SM-Plattformen - neben den bekannten Arbeitgeberbewertungsplattformen (wie z.B. Kununu) - besonders gut zum Einholen von Informationen über - potenziell arbeitgebende - Unternehmen, deren Unternehmensphilosophie, Produkte, Geschäftsfelder, Unternehmensrepräsentanten u.ä., auf die man dann in den weiterführenden Bewerbungen unmittelbar aufbaut, um derart das eigene Interesse an einer Mitarbeit in genau DIESEN Unternehmen zu unterstreichen!

Was ist aus Bewerbersicht bei der INDIREKTEN Nutzung besonders zu beachten?
Nicht nur Bewerber nutzen SM-Profile zu Recherchezwecken; auch Personalisten begutachten immer häufiger auch die privaten Profile von Personen, die sich gerade bei ihnen bewerben, auf für sie verwertbare Informationen. Von daher sollten auch die Nutzer von eher privat orientieren Online-Netzwerken unbedingt überprüfen, welche Informationen für welche Profil-Besucher zugänglich sind bzw. in den eigenen Privatsphären-Einstellungen freigegeben werden! Sonst kann es leicht passieren, dass aufgefundene kompromittierende Texte und/oder Fotos von Personalisten GEGEN den jeweiligen Bewerber verwendet werden …

Kann man auch FACEBOOK für den DIREKTEN Bewerbungseinsatz nutzen?
Derzeit (Stand 2015) nur bedingt, da sich die meisten FB-User auf diesem SM-Kanal primär PRIVAT präsentieren, vernetzen und austauschen; dennoch gibt es immer wieder auch Anzeichen für einen DIREKTEN Bewerbungseinsatz von FB-Profilen.

Wird von Personalentscheidern generell erwartet, dass Bewerber ein eigenes SM-Profil haben?
Nein; SM-Profile werden zwar heute von vielen Personalisten gerne zur Kenntnis genommen, jedoch in der Regel nicht zwingend vorausgesetzt! Letztlich entscheidet immer noch vor allem Inhalt und Qualität der - nach wie vor zum Einsatz kommenden - Bewerbungsunterlagen über die Einladung zu einem weiterführenden Vorstellungsgespräch.

Falls Sie noch weitere Fragen rund um die Themen Bewerbungsmedien, -strategien und Bewerbungsunterlagen haben, nehmen Sie doch einfach über nachfolgende Seite Kontakt mit uns auf!